Kadar ključe in druga pomembnejša delovna sredstva dodelimo posamezniku, načeloma vemo, pri kom se nahajajo in kdo je zanje odgovoren. Vendar

imamo v vsakem delovnem in poslovnem okolju tudi pripomočke, ki jih uporablja več zaposlenih in moramo prav tako poskrbeti za njihovo nadzorovano

uporabo in varnost. Kako lahko to uredimo?  

Poleg mehanskih ključev za prostore in vozila so takšna delovna sredstva tudi identifikacijske in plačilne kartice, prenosni računalniki in telefoni, prenosni

terminali, radijske zveze, službeno orožje, dokumenti in podobno. Ker jih uporablja več sodelavcev, so za njihovo shranjevanje in razdeljevanje običajno

odgovorni skrbniki ali celo nihče, in so na razpolago kar brez posebnega nadzora.  

Če želimo zagotoviti njihovo omejeno dostopnost, sledljivost in varnost, ki niso odvisni od skrbnika in vodenja evidenc, jih moramo shranjevati na premišljen

način. To lahko dokaj preprosto in učinkovito dosežemo s pomočjo sistema SmartKey Locker proizvajalca Morse Watchmans.  

Omenjeni proizvajalec je pri nas že več kot dvajset let poznan po omaricah za shranjevanje mehanskih ključev KeyWatcher. Manj znano pa je, da imajo omarice

poleg možnosti hranjenja ključev na razpolago tudi različne shranjevalne module za kartice, prenosnike, orožje, telefone in druge podobne predmete.  

Hramba in dostop do takšnih delovnih sredstev sta podobni kot pri ključih:

• Delovna sredstva so spravljena in varovana v ustreznih shranjevalnih mestih.
• Za dostop do delovnega sredstva se uporabnik identificira s kartico ali številčno kodo ter številko shranjevalnega mesta.
• Če je uporabnik pooblaščen za dostop, mu sistem omogoči in zabeleži dostop do shranjevalnega mesta.
• Ko uporabnik delovno sredstvo vrne, sistem ponovno zabeleži dostop do shranjevalnega mesta. 

Tako vedno vemo, kdo in kdaj je delovno sredstvo vzel ter je zanj odgovoren in kdaj je bilo vrnjeno na shranjevalno mesto.   Ker gre pri opisani rešitvi za omejitev

in nadzor dostopa, nam programska oprema sistema omogoča tudi različne druge običajne uporabnosti pristopne kontrole, kot so:

• Nastavitve časovnih okvirjev oziroma urnikov, kdaj je določeno delovno sredstvo na razpolago.
• Alarmna sporočila po elektronski pošti ali SMS, če delovno sredstvo v predvidenem času ni vrnjeno na shranjevalno mesto.
• Pregled podatkov o dostopih do posameznih shranjevalnih mest ter iskanje, razvrščanje in izpis po različnih kriterijih.  

Podobno, kot pri shranjevanju ključev, lahko tudi za delovna sredstva uporabljamo več omaric s shranjevalnimi moduli in na različnih lokacijah, ki jih upravljamo

s pomočjo programske opreme iz enega mesta.